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家庭檔案的分類
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我們從家庭檔案的形成規律中知道,家務文書與公務文書一樣,都具有六大特征,即年度(代)、作者、問題、成員、名稱(或叫文種)、通訊者。用這些特征分類,既能保持其內在聯系又便于日常管理和使用。

(一)年度分類法

即是按照家庭檔案形成的不同年度或者年代,進行分類。如果家庭檔案每年形成的材料數量較多,就可以直接采用年度分類法,如1999年、2000年……。檔案材料比較少的家庭,則可采用年代分類法,即把檔案分成幾個歷史階段或時期,來進行整理,如80年代、90年代……,或嬰幼兒時期、少年時期……。

(二)作者分類法

就是指按照形成家務文書的作者設立類項,進行分類整理。如:某單位給家庭成員的獎勵材料,其作者就是某單位。整理時,即可按單位分類立卷。按作者立卷較困難的,也可采取變通方法,從家務文書材料的來源去分類,即本家庭自身形成的材料,外單位和個人有關本家庭的材料。

(三)問題分類法

指按照家庭檔案的內容所論述和反映的問題來設立類、項,進行分類的方法。如:家譜家族類、文化教育類、家用設備類等等。問題分類法由于在實際的整理分類過程中較多使用,因而我們在這里根據家庭檔案的形成規律、管理實踐和有經驗同志的介紹,把它歸納為如下幾類,以供參考。

1、家譜家族類:包括生卒日期、遺囑、遺照、家譜族書、家史、自傳、回憶錄、結婚證書、離婚證書及法律字據等。

2、政歷活動類:包括政歷材料、履歷表、思想總結、黨、團申請書、批示表、提拔任免、落實政策、勞動模范、先進事跡、勞動就業、獎懲材料、聘書、榮譽證書、徽章等。

3、工作活動類:包括工作實績、工作總結、業務考核、職稱評定、論文著述、工作日記、備忘錄、名片及科研成果材料等。

4、經濟活動類:包括收支帳、存折、公債券、人情簿、人身保險、財產保險、購物憑證、承包合同、土地檔案、契約協議等。

5、文化教育類:包括學歷、學位證書、學習成績單、報告單、學生評語、學習獎懲、學位論文、著述手稿等。

6、衛生保健類:包括病歷單、藥單、醫療手冊、藥品儲用說明、病理照片、防疫卡片、體檢記錄、療養記實、烹飪技術、營養知識等。

7、綜合類:包括房產、地產證、家具、電路電器設備、煤氣管道等的圖紙、安裝維修使用說明書及上述各類不能容納的各種材料。

(四)成員分類法

即是指按家庭檔案內容所涉及的成員或制成家務文書的成員來設立類、項進行分類。例如,父親檔案、母親檔案、兒女以及家庭其他成員檔案等。

(五)名稱分類法

就是指按照家務文書材料的名稱來分類整理。如,報告、通知、申請等,它相當于公文的文種分類。按這種方法分類后,如材料較少,也可采用變通方法,即按憑證、證件、書信、日記等名稱來分類。

按家庭檔案內容的名稱來分類,在實際的整理分類中也較為多用,故我們同樣把它概括歸納如下,以供參考。

1、傳記材料:如家譜、家史、自傳、回憶錄、日記等。

2、證件材料:如學歷證書、職稱證書、工作證、結婚證、出生證、選民證、獨生子女證、黨團員證、會員證、任務書、獎狀、證書等。

3、憑據材料:如契約、盟約、合同、公證書、購物憑證、借貸字據以及房屋產權證、土地使用證等。

4、書信材料:如家庭成員與親朋好友的來往信件等。

5、文書表冊材料:如申請書、總結報告、自我鑒定、履歷表、登記表、獎懲材料等,以及家庭成員論文著述等。

6、錄音錄像材料:如家庭成員的文娛生活聲像片,有關學習和工作的錄音、錄像帶等。

7、重要文摘、書畫及剪貼資料。

8、其它材料。

(六)通訊者分類法

指按照家庭檔案來往文書的情況進行整理分類。

(七)家庭檔案分類法的結合運用

在實際的檔案分類當中,上述分類法并不單獨使用。因為一個特性是很難全面反映出家庭檔案的內容和成份的。因而,一般都是兩種或兩種以上的分類法結合起來運用。

值得注意的是,分類方法的結合運用,只能在分類的不同層次中分別選用不同的分類方法,而不能在分類的同一層次中同時采用兩種或兩種以上的分類方法。也就是說,要全面提示出家庭檔案的內容和成份,可采取第一層次以年代分類,第二層次在成員分類,第三層次以問題分類;或第一層次用成員、第二層次用年代、第三層次用問題……這種多層次的分類方法,其主要優點是:分類整理后的檔案材料,不會因家庭成員的遷移而影響檔案的管理。比如,家庭中的子女,成年婚嫁后,有關他們的家庭檔案材料交子女保管是很方便的。當然,如果家庭檔案材料數量較少,就應當選用其他的分類方法。

除上述分類法外,我們還可以列出許多其它的組合分類方法。家庭檔案的分類,究竟采用幾個層次?怎樣組合分類好?應根據各個家庭的具體情況來決定。

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